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策划—成功会议的关键

发布日期：2008-4-17 21:54:44　　浏览(1)次

   无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：

1:需要做些什麽？
    会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

2:谁来筹划会议？
    从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

    会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

    # 善于与人共事
    # 善于注意小节
    # 善于解决问题
    # 善于与人协商
    # 能够管理会议财务事宜
    # 熟悉酒店运作
    # 能够安排恰倒好处的菜单
    # 能够熟练操作电脑
    # 能够熟练地与视听服务公司打交道
    # 能妥善接待贵宾和外国客人
    # 熟知各种礼仪
    # 行事果断、执着

会议筹划者的任务：
    # 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
  # 制定会议议程
    # 了解可供使用的场所和设施情况
    # 选择或提议合适的场所
    # 检查并比较各项设施
    # 安排交通事宜
    # 协调会务工作人员的活动
    # 招收、培训会务人员和广告人员
    # 制定可行预算或按既定预算安排有关工作
    # 确定各项工作的时间安排
    # 视察选定的场所和设施
    # 与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）
    # 确定印刷公司
    # 安排食品、饮料有关事宜
    # 讨价还价
    # 同会议发言人和各位贵宾进行联系

3:主要会议类型：
    # 销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
    # 年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。
    # 产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
    # 研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
    # 专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
    # 奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
    # 培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。

4:会议筹划步骤：
    目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些：
    # 培训 # 通知 # 教育 # 探讨问题 # 做决策
    # 引入新事物或介绍新人员
    # 激励 # 开发 # 展示 # 促进与改善 # 解决问题
    # 讨论如何赢利 # 赢利

5:在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：
    # 预计召开会议的日期；
    # 会议预计召开几天；
    # 打算在什麽地方召开会议；
    # 会议形式或程序是什麽；
    # 需要多大的场地；
    # 以前开过这样的会议吗？结果如何；
    # 将有多少人到会；
    # 会议预算是多少；
    # 与会者对费用开支很在意吗？
    # 打算选用什麽级别的酒店和设施；
    # 打算选用最高级的房间标准是什麽；
    # 谁来制作会议邀请函；
    # 会议需要向与会者打印相关资料吗？
    # 会议的发言人有哪些？
    # 会议需要什麽样的视听设备；
    # 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；
    # 与会者可以携带家属吗？
    # 打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？
    # 有谁来承担这些活动的费用。